Persoonsgegevensverklaring
Feiten

Dit document geeft inzicht in de werkwijze van MSD BV (hierna “MSD”), dochteronderneming van moedermaatschappij Merck & Co., Inc. (Whitehouse Station, NJ, USA) bij het verzamelen, gebruiken en verstrekken van gegevens over zorgverleners wereldwijd.

Privacy bij MSD

Bij Merck & Co., Inc. – buiten de VS en Canada ook bekend als Merck Sharp & Dohme (MSD) (collectief “Merck” of “Bedrijf") – een wereldwijd innovatief farmaceutisch bedrijf, ligt privacy aan de basis van vertrouwen. In lijn met de traditie bij Merck dat wij in al onze werkwijzen de hoogste ethische normen nastreven, hebben wij onze inzet voor privacy gestalte gegeven in een wereldwijd privacybeleid dat erop toeziet dat wij aan alle toepasselijke privacywetten en –normen voldoen en persoonlijke gegevens wereldwijd beschermen.
In 2001 onderschreef Merck & Co., Inc. de Safe Harbor Agreement tussen de Europese Commissie en de U.S. Department of Commerce voor het versturen van persoonlijke gegevens over zorgverleners en andere personen in het Europese Economische Gebied naar de Verenigde Staten. De Merck Safe Harbor Privacy Policy is in te zien op http://www.merck.com/policy/safe_harbor/home.html.

Waarom?

MSD verzamelt, ontvangt, gebruikt en deelt identificeerbare informatie ("persoonlijke gegevens") over artsen, apothekers, onderzoekers, wetenschappers en andere zorgverleners in overeenstemming met en voor zover dit wordt toegestaan door de toepasselijke wet- en regelgeving en, waar van toepassing, waar dit toegestaan is door bevoegde overheden, in samenhang met onze dagelijkse activiteiten, die onder meer kunnen bestaan uit:
  • klinisch en epidemiologisch onderzoek en outcomes research
  • melding van bijwerkingen en klachten over producten
  • hulp aan patiënten, regelingen voor korting op receptgeneesmiddelen en ondersteuning bij het verkrijgen van vergoeding
  • informatieverstrekking over onze producten via onze rayonmanagers, websites, e-mail, call centers, post en andere kanalen, waaronder promotionele en andere marketingcommunicaties
  • symposia, conferenties en andere wetenschappelijke en educatieve programma’s
  • verzoeken om monsters van producten en bestellingen van producten, waar de wet dit toestaat
  • melding van financiële gegevens
  • bedrijfs- en marktonderzoek
  • controles van onze programma’s en faciliteiten op naleving van de wet en veiligheid
  • identificatie van en samenwerking met wetenschappelijke deskundigen en leiders
  • toegankelijk maken van onze faciliteiten en onze interacties met u bijhouden, zowel offline als online (onze online beleidslijnen vallen onder onze Internet Privacy Policy)
  • vastlegging van betalingen aan zorgverleners voor diensten namens het bedrijf
  • ontwikkeling van programma’s voor sales en marketing
  • levering van programma’s en materialen aan patiënten
  • vaststellen van de gepastheid, in het licht van de wettelijke vereisten voor onze industrie, om zorgverleners te betrekken bij enkele van de bovengenoemde zakelijke activiteiten
  • juridische procedures en onderzoeken door de overheid, waaronder het bewaren van relevante gegevens
  • alles wat de wetten die van toepassing zijn op de activiteiten van Merck wereldwijd vereisen of expliciet toestaan

Waar u op grond van lokale wetgeving verplicht bent om specifiek toestemming te geven voor het verzamelen, gebruiken en verstrekken van persoonlijke gegevens voor enkele van deze programma’s kan u gevraagd worden om deze toestemming te geven door het invullen van een papieren formulier, een online formulier, in een telefoongesprek of op andere passende en toegestane wijze. Behalve waar de wet- of regelgeving ons vereist om persoonlijke gegevens voor bepaalde doeleinden te gebruiken of verstrekken, kunt u ook ervoor kiezen niet aan bepaalde programma’s deel te nemen ('opt-out') door contact met ons op te nemen zoals omschreven bij “Contact” in dit formulier.

Wat?

Welke persoonlijke gegevens wij verzamelen (direct van u of informatiebronnen die publiek of van derden zijn) en verstrekken hangt af van de aard van uw relatie met MSD en de vereisten van de toepasselijke wetten. Deze informatie kan onder meer inhouden:
  • contactinformatie
  • professionele kwalificaties, publicaties, patenten en andere wetenschappelijke en medische verrichtingen
  • functies of posities bij overheidsinstanties of ziekenhuizen of verzekeraars
  • geboortedatum, geboortedag of –jaar, of leeftijd
  • binding met organisaties en instituten
  • programma’s en activiteiten waaraan u heeft deelgenomen
  • informatie over uw prescriptie van MSD-producten
  • overeenkomsten die u met het bedrijf bent aangegaan
  • informatie over betalingen, waaronder BTW-nummer
  • uw voorkeur voor communicatie

Informatie over uw (mening over) wetenschappelijke en medische collega’s en leiders in uw specialisme

Hoe? Hieronder geven wij aan waarom farmaceutische bedrijven als MSD deze informatie verstrekken en of u dit kunt beperken. MSD neemt redelijke en passende veiligheidsmaatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen al naar gelang de gevoeligheid ervan bij verlies, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, verandering of vernietiging.

Reden dat gegevens over u verstrekt kunnen worden Verstrekken wij die gegevens? Kunt u dit beperken?
Ten behoeve van bedrijven waarmee MSD samenwerkt voor hun eigen producten en diensten Nee, tenzij wij bij u uitdrukkelijk toestemming daarvoor vragen (opt-in) Ja
Ten behoeve van bedrijven met wie MSD niet samenwerkt voor gebruik bij marketing aan u Nee, tenzij u uitdrukkelijk toestemming geeft (opt-in) Ja
Melding aan overheidsinstanties (bijvoorbeeld FDA in VS) Ja, bijvoorbeeld om veiligheids-informatie over onze producten te melden Nee
Aan derden in relevantie juridische procedures voor zover daar toestemming voor is gegeven door het presiderende hof of tribunaal en anderszins in de mate dat de toepasselijke wetgeving dit vereist of expliciet toestaat    
In het geval dat Merck uit zakelijke overwegingen besluit om een activiteit geheel of gedeeltelijk af te stoten door verkoop, fusie of overname, aan feitelijke of potentiële kopers Ja Nee
Ten behoeve van bedrijven wereldwijd die diensten namens ons leveren in overeenstemming met onze instructies (bijvoorbeeld om specifieke informatie aan te leveren waarom u heeft verzocht) Ja, als de zakelijke activiteit door een ander bedrijf ondersteund wordt. Als wereldwijde onderneming kunnen wij met bedrijven over de hele wereld samenwerken om diensten voor of namens ons te leveren, en wij vereisen dat deze bedrijven persoonlijke gegevens volgens de toepasselijke wetten, regelgeving en beleidslijnen van het bedrijf beschermen. In zijn algemeenheid niet. Wij hebben beleidslijnen, contractuele en bestuurlijke mechanismen ingesteld waarbij van andere bedrijven die wereldwijd namens ons persoonlijke gegevens verwerken deze gegevens beschermen. Waar de lokale wetgeving u de mogelijkheid geeft deze verstrekking te beperken, houden wij ons aan deze vereisten.
In die omstandigheden dat onze zakelijke activiteiten door andere bedrijven ondersteund worden, bijvoorbeeld een bedrijf waaraan wij het versturen van door u aangevraagd materiaal uitbesteden, kunt u deze verstrekking niet beperken en toch de dienst ontvangen.
Ten behoeve van gelieerde bedrijven binnen Merck & Co., Inc. wereldwijd voor dagelijkse zakelijke doeleinden zoals in dit document omschreven

*Gelieerde bedrijven zijn bedrijven die in gemeenschappelijk eigendom of onder gemeenschappelijke controle staan. Buiten de VS zijn aan Merck & Co., Inc. gelieerde bedrijven over het algemeen bekend onder de namen "MSD" of "Merck Sharp & Dohme" 		Ja, als wereldwijd bedrijf wisselen wij over het algemeen persoonlijke gegevens tussen onze kantoren wereldwijd uit voor de in dit document omschreven doeleinden, maar alleen personen met een legitieme zakelijke noodzaak kunnen toegang tot deze persoonlijke gegevens verkrijgen. Zo zal informatie over betalingen alleen beschikbaar zijn voor de lokale vestiging van MSD in uw land en de groep in de VS die verantwoordelijk is voor de betalingen. In het algemeen niet. Wij hebben beleidslijnen, contractuele en bestuurlijke mechanismen ingesteld waarbij van andere bedrijven die wereldwijd namens ons persoonlijke gegevens verwerken deze gegevens beschermen. Waar de lokale wetgeving u de mogelijkheid geeft deze verstrekking te beperken, houden wij ons aan deze vereisten.
U kunt verzoeken dat wij uw persoonlijke gegevens niet buiten uw land verstrekken, maar in de meeste gevallen zal dit de diensten die wij u kunnen leveren aanzienlijk beperken. Als onze computerservers, databases of processen in een ander land gelokaliseerd zijn, zullen wij meestal niet aan zo'n verzoek kunnen voldoen en toch de dienst leveren.
Ten behoeve van andere bedrijven met wie wij samenwerken, enkel voor activiteiten in relatie tot producten of diensten die gezamenlijk worden aangeboden of ontwikkeld door Merck en dat bedrijf. Ja, op basis van geschreven overeenkomsten tussen Merck en die bedrijven. Ja, als u specifiek om opt-out verzoekt.


Contact

Als u vragen heeft over dit document of de persoonlijke gegevens die MSD over u verzamelt, gebruikt en verstrekt, of als u uw voorkeuren voor communicatie wilt veranderen (bijvoorbeeld opt-out voor e-mail, fax of andere direct marketing-communicatie) of bepaalde programma’s wilt stopzetten, of als u de persoonlijke gegevens over u in databases van MSD of Merck wilt inzien en bijwerken volgens uw rechten onder de toepasselijke wetgeving, neem dan contact met ons op. In sommige gevallen moeten wij hierbij met u samenwerken of u naar een derde verwijzen om uw opt-out te kunnen doorvoeren.

Voor contact met het MSD Privacy Office, schrijft u naar:

MSD BV
afd. Legal Affairs
Postbus 581
2003 PC Haarlem

Voor contact met de Privacy Office van Merck & Co., Inc., het moederbedrijf van MSD schrijft u naar:

Merck Privacy Office
Merck & Co., Inc.
WS3B-85
One Merck Drive
Whitehouse Station, NJ, USA 08889-0100